۲۱ راه برای برنامه ریزی بهتر

چگونه برنامه ریزی کنیم تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانیم؟

اگر به دنبال راه هایی برای برنامه ریزی بهتر هستید وهر روز با انبوهی از وظایف رو به رو هستید که رسیدگی به آنها برای شما سحت شده و وظایفتان مدام به تعویق می افتند این مطلب را دنبال کنید این متن را بر اساس کتاب قورباغه ات را قورت بده نوشته برایان تریسی برای شما آماه کرده ایم.
ما همه به دنبال موفقیت، پول و زندگی بهتر هستیم خوشبختانه با پیشرفت بشر امروزه یادگیری اصول زندگی موفق آسان تر شده و تنها کافی است دریابیم افراد موفق چه می کنند و همان کارها را انجام دهیم تا بتوانم زندگی خود را بهبود دهیم.

اگر بتوانید برخی کارها را متوقف سازید و به انجام کارهایی بپردازید که می توانند در زندگی شما تحول ایجاد کنند قادر خواهید بود زندگی خود را تحت کنترل درآورید. باید برای رویایی با سیل پایان ناپذیر کارها کارهایمان را به شیوه ای متفاوت انجام دهیم.
از قدیم گفته اند اگر اولین کاری که هر روز صبح باید انجام بدهی این باشد که قورباغه ای را قورت بدهی، باقی روز خیالت راحت خواهد بود که دشوارترین کار روزت را انجام داده ای این قورباغه برای شما همان کاری است که بسیار برای تغییر زندگی شما مهم است و مدام آن را به تعویق می اندازید، از آنجایی که کلید موفقیت عمل کردن است ما در این متن راهکارهایی عملی برای خوردن قورباغه تدارک دیده ایم:

۲۱ راهکار قدرتمند

۱-چیدن میز
اولین گام این است که اهداف و برنامه های زندگیتان را مشخص کنید اگر تا کنون به آن فکر نکرده اید سریعا وارد عمل شوید زیرا یکی از دلایل تنبلی شما این است که بی انگیزه هستید زیرا نمی دانید چه کاری و با چه هدفی می خواهید انجام دهید. ۷ مرحله برای مشخص کردن اهداف وجود دارد:

  1. اولویت بندی آنچه دقیقا می خواهید.
  2. حتمااهدافتان را بنویسید.
  3. برای رسیدن به این اهداف مهلت تعیین کنید.
  4. فعالیت هایی را که برای دستیابی به این اهداف لازم است انجام دهید را لیست کنید.
  5. یک برنامه بنویسید و مشخص کنید اولویت با چه کارهایی است.
  6. برنامه را اجرا کنید.
  7. هر روز یک کار کوچک در جهت رسیدن به اهدافتان انجام دهید.

۲- برای هر روزتان برنامه داشته باشید.
شما با هر دقیقه ای که زمان صرف برنامه ریزی می کنید ده دقیقه در زمان روزانه خودتان صرفه جویی می کنید پس اگر هنوز دفترچه ای برای برنامه ریزی ندارید همین الان آن را تهیه کنید یک فهرست برای اهداف ماهیانه و یک لیست هفتگی بنویسید برای برنامه ریزی روزانه اهداف لیست ماهیانه و هفتگی را داخل برنامه روز خود وارد کنید.

۳-قانون ۲۰/۸۰ را فراموش نکنید.
این قانون می گوید ۸۰ درصد فروش شما تنها از طریق ۲۰ درصد مشتریانتان تامین می شود.
ما وقت نداریم همه کارهای ریزو درشت را انجام دهیم مطمئنا برخی کارها ارزش بیشتری دارند و تاثیر آنها در زندگی ما بسیار زیاد است پس به لیست اهداف خود مراجعه کرده و بیست درصد با اهمیت را از اهداف بی ارزش جداکنید و وقت خود را برای کارهای جانبیو کم ارزش هدر ندهید.

۴-نتایج کارهایتان را بررسی کنید.
زیر نظر داشتن نتایج به ما کمک می کند تا متمرکز باشیم و از فعالیت های جانبی که ما را از هدف بلند مدتمان دور می کند باز می دارد و گام بعدی را برای شما نمایان می سازد.
به طور مداوم لیست کارها و پروژه های خود را مرور کنید و مرتبأ از خود سوال کنید: کدام پروژه یا فعالیت بزرگترین تاثیر مثبت را بر زندگی من خواهد گذاشت؟

۵-یک تکنیک اولویت بندی را به کار بگیرید
لیست روزانه اهداف خود را بررسی کنید در کنار آنها حروف الف، ب و … بنویسید به ترتیب اولویت کار الف فعالیتی است که انجام ندادن آن عواقب بدی در پی دارد اگر موارد الف زیادی دارید آن را با الف-۱ و الف-۲ مشخص سازید، ب کاری است که باید انجام دهید ولی عواقب شدیدی ندارد، کار پ مثل ملاقات یک دوست کار ارزشمندی است اما عواقبی در پی ندارد، ت کاری است که قابلیت واگذاری به شخص دیگری داردو ث کار قابل حذف است. به همین ترتیب کارهای خود را اولویت بندی کنید وپس از آن بلافاصله به سراغ کار الف-۱ بروید.

۶-اهداف کلیدی را مشخص کنید
مثلا در مورد کارتان نقطه شروع داشتن عملکرد بالا این است که اهداف اصلی کارتان را مشخص کنید و روی آنها متمرکز شوید برای مشخص کردن این اهداف از رئیس، همکاران و خانواده مشورت بگیریدو بعد از مشحص کردن اهداف اصلی در هر یک به خود نمره بدهید آنگاه مهارتی زا که باید آن را به بهترین نحو به کار بگیرید که بیشترین تاثیر را روی کارتان دارد تعیین نمایید.

۷-تشخیص ضرورت
ما همیشه برای انجام مهم ترین کارها وقت داریم، شما هرگز نمی توانید از کارهایتان پیشی بگیرید تنها چیزی که می توانید به آن امید داشته باشید این است که مسئولیت های اصلی را به درستی به انجام برسانید. مرتبأ از خود بپرسید با ارزش ترین فعالیت های من کدامند؟

۸-وسایل مورد نیازتان را قبل از شروع کار آماده کنید.
برای انجام سریع تر کارها وسایل موردنیاز کار خود را دم دست بگذارید. میز کارتان را مرتب کنید و سعی کنید محیطی جذاب و آرامش بخش برای کار کردن فراهم کنید تا بتوانید زمان زیادی را در آنجا به کار کردن بپردازید.

۹-یادگیری
یکی از دلایل تاخیر در انجام کارها عدم اعتماد به نفس و احساس عدم اصلاحیت است باید در زمینه کاریتان مداوم در حال یادگیری باشید دانش در دنیای پیشرفته امروز سریعا منسوخ می شود روزی حداقل نیم ساعت در مورد زمینه کاریتان تحقیق و مطالعه کنید و دانشتان را به روز کنید.
چه مهارت هایی به شما کمک می کنند تا به نتایج بهتر و سریع تری دست پیدا کنید؟ برای هدایت و رهبری کارتان در آینده به چه قابلیت هایی نیاز دارید؟
این مهارت ها را مشخص کنید و تصمیم بگیرید برای گسترش آنها برنامه ریزی کنید تا در زمینه کاریتان بهترین باشید.

۱۰-تقویت استعدادها
یکی از مسئولیت هایی که زندگی بر دوش ما قرار داده است این است که علایق و استعدادهای خود را کشف کنید و سپس برای انجام خیلی خوب آن تلاش کنید. اگر دغدغه مالی نداشته باشید بقیه عمرتان را دوست دارید به چه کاری مشغول شوید؟

۱۱-محدودیت های خود را بشناسید.
همیشه در کارهایتان عاملی هست که سرعت رسیدن شما به اهدافتان را کم کرده یا مانع می شود کار شما به سرانجام برسد این عامل چیست؟
باید فهرستی از مراحل انجام کار تهیه کنید و یک به یک مراحل را مورد بررسی قرار دهید تا عامل بازدارنده را بیابید. برای رسیدن به اهدافتان همیشه عاملی وجود دارد که مانع رسیدن ما به آن می شود باید آن را بیابیم تا در آینده در راه ما مانع ایجاد نکند و بتوانیم به مقابله با آن بپردازیم.

۱۲-هر بار کمی به جلو بروید.
ضرب المثلی قدیمی می گوید: یک متر یک متر سخت است اما یک اینچ یک اینچ آسان است.
به جای فکر کردن به اهداف دور و دراز به آن قسمتی فکر کنید که در حال حاضر می توانید انجام دهید. چه هدفی در زندگی شما بوده که در مورد آن تنبلی کرده اید؟ مراحل رسیدن به آن را مشخص کنید ببینید کوچکترین کاری که برای رسیدن به آن می توانید انجام دهید چیست؟ آن کار را انجام دهید تا برای رسیدن به اهداف بزرگتر انرژی و اعتماد به نفس بیشتری بیابید.

۱۳-به خودتان انگیزه بدهید.
باید بتوانید خود را تحت فشار بگذارید کسی قرار نیست از راه برسد و زندگی شما را تغییر دهد با توجه اینکه تنها دو درصد از افراد می توانند بدون نظارت کسی کار کنند و این همان افرادی هستند که رهبر می شوند. اگر می خواهید زندگی خود را تحت کنترل درآورید باید خودتان قورباغه هایتان را انتخاب کرده و موظف شوید آنها را به ترتیب اولویت بخورید. برای انجام هر کاری مهلت مشخص کنید و قبل از پایان یافتن مهلت تعیین شده کار را به سرانجام برسانید قبل از شروع پروژه هایتان تقسیم بندی دقیق زمانی انجام دهید تا مراحل کار را به خوبی تحت کنترل در آورید.
هر روز فرض کنید یک پیام اضطراری دریافت کرده اید و فردا باید شهر را به مدت یک ماه ترک کنید کدام کار را قبل از رفتن حتما انجام می دهید.

۱۴-همه نیرو های خود را یک جا به کار بگیرید.
شما در ساعات مشخصی از روز کارایی بیشتری دارید شما باید این ساعات را بدانید و سخت ترین کارهایتان را درآن ساعات انجام دهید.
هر هفته یک روز کار نکنید در این روز نه مطالعه کنید و هیچ کاری را که به ذهنتان فشار بیاورد انجام ندهید در عوض ورزش کنید به کوه بروید، یک فیلم تماشا کنید و وقتتان را با خانواده بگذرانید تا انرژی شما تجدید شود.
شما باید بیشتر به تغدیه خود اهمیت دهید حتما صبحانه محتوی پروتئین زیاد و چربی کم بخورید و از خوردن شیرینی ها و دسرها خودداری کنید شما باید شرایط یک قهرمان را داشته باشید.
تجزیه و تحلیل عادات روزمره و نحوه تغذیه به شما کمک می کند تا برنامه ریزی دقیق تری داشته باشید تا پرانرژی تر شوید و بهتر به کارهای خود رسیدگی کنید. سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
چه کاری انجام می دهم که سلامتی ام به خطر می اندازد؟
کدام یک از فعالیت های جسمی ام را باید افزایش دهم؟
کدام فعالیت را باید کم کنم؟

۱۵-مشوق خودتان باشید.
در هر لحظه چه گفتگوی درونی ای دارید؟ اینکه با خودتان چگونه گفتگو می کنید ۹۵ درصد احساسات شما را شکل می دهد. باید تصمیم بگیرید که خوشبین باشید زمانی که از شما میپرسند حال شما چطور است؟ همواره پاسخ بدهید عالی هستم. خوشبینی موفقیت و خوشبختی را برای شما به ارمغان می آورد زیرا افراد خوشبین در برابر مشکلات همواره به دنبال راه حل هستند.
افکارتان را در کنترل داشته باید بیشتر افراد به آنچه می اندیشند تبدیل می شوند سعی کنید با افراد خوشبین معاشرت کرده و همواره به جای مشکلات از اهداف و آینده تان صحبت کنید.

۱۶-تنبلی سازنده
شما برای همه کارهایتان وقت نخواهید داشت حقیقت این است که باید برخی را به تعویق بیندازید. تفاوت بین افراد موفق و غیر موفق تا حد زیادی در کارهایی است که به تعویق می اندازند. یکی از با ارزش ترین کلمات مدیریت “نه” است به هر کاری که شما را از رسیدن به اهدافتان دور می کند “نه” بگویید. تمام فعالیت های شغلی و فردی خودتان را بررسی کنید کاری هست که با توجه به دانش فعلی اگر به عقب بر می گشتید از انجام آن منصرف می شدید؟ این قبیل کارها را در فعالیت های روزانه تان هنوز هم وجود دارند آنها را یافته و روش تنبلی سازنده را در مورد آنها اجرا کنید.

۱۷-کار سخت تر اولویت دارد.
برای ایجاد این عادت باید مراحل زیر را دنبال کنید:

  1. در پایان هر روز برای روز بعد و در پایان هر هفته برای هفته بعدش لیستی از کارهایتان تهیه کنید.
  2. روش الف، ب، پ و قانون هشتاد بیست را روی لیستتان پیاده سازی کنید.
  3. کار الف-۱ را مشخص کنید.
  4. ملزومات انجام کار الف-۱ را فراهم کنید.
  5. محل کار خود را تمیز و مرتب کنید تا صبح روز بعد برای شروع روز جدید کاملا آماده باشد.
  6. همیشه به خودتان یادآوری کنید که کار مهم تر را اول از همه انجام دهید.

برای به وجود آوردن یک عادت تنها تکرار آن به مدت ۲۱ روز لازم است پس این روش را به مدت ۲۱ روز ادامه دهید.

۱۸-تقسیم کار به قسمت های کوچکتر
اگرانجام یک کار برایتان خیلی سخت به نظر می رسد آن را به بخش های کوچک تقسیم کنید این روش بریدن کالباس نام دارد درست مانند تکه تکه کردن کالباس و خوردن تکه های کوچک آن. هر بار که فعالیتی کوچک انجام می دهید کار برایتان آسان تر به نظر می رسد و راحت تر به سراغ آن می روید.

۱۹-زمان بیشتری ایجاد کنید.
یعنی متعهد شدن برای برنامه ریزی و اجرای آن تا زمان کم تری هدر برود بسیاری از افراد موفق تماس هایشان را در ساعات مشخصی در شبانه روز انجام می دهند تا در کارهای اصلی آنها اختلال ایجاد نکند یا به طور مثال می توانید اززمانهایی که در رفت آمدید حداکثر استفاده را ببرید و به گوش دادن کتابهی مورد علاقه تان به صورت صوتی اختصاص دهید.
مدام به این فکر کنید که چگونه می توانید زمان بیشتری ایجاد کنید و از آنها برای انجام کارهایی که نتایج بلندمدت دارند استفاده کنید.

۲۰-ایجاد احساس اضطرار
مدام با خودتان تکرار کنید: “همین حالا انجام بده!” شما باید بتوانید نه تنها کارها را درست انجام دهید بلکه سرعت عمل شما بسیار مهم است پس از یک برنامه ریزی دقیق که از سردرگمی شما جلوگیری می کند سریعا دست به کار شوید و کارهایتان را به سرانجام برسانید.

۲۱-تمرکز بر یک کار مهم
با تمرکز روی یک کار زمان لازم برای آن را تا ۵۰ درصد کاهش دهید حتما تجربه کرده اید که هر بار که به سراغ کاری نیمه تمام می روید زمان زیادی باید صرف کنید تا به اطر بیاورید چگونه آن را انجام می دادید واز کجا باید شروع کنید.
موفقیت در هر زمینه ای انضباط می طلبد همین امروز مهم ترین کارتان را بلافاصله شروع کنید تا ۱۰۰ درصد به انجام برسد اجازه ندهید هیچ چیز مانع انجام کامل کارتان شود.

ما همه به انضباط شخصی برای انجام کارهای روزمره نیاز داریم بخصوص اگر خودتان کارفرمای خود باشید و به هیچ کس نباید جواب پس دهید جز به خودتان؟، بدانید که مهمترین کسی که در برابراو باید تا پایان عمر پاسخگو باشید خودتان هستید و تنها شما مسئول زندگی خود هستید پس یاد بگیرید که از زندگی خود با برنامه ریزی خوب بهترین بهره را ببرید. در این متن ۲۱ راه مدیریت زمان مطرح شد آنها را به اجرا درآورید اما توقع نداشته باشید یک شبه عادات شما تغییر کنید کم کم مدیریت زمان را یاد میگیرید و راه حل های جدید می یابید کافی است بخواهید تا ایده های بهتری برای برنامه ریزی به سراغ شما بیاید.

نویسنده: فاطمه موسی کاظمی

فیسبوک توییتر گوگل + لینکداین تلگرام واتس اپ کلوب

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *